Сегодня командировки – это уже не редкость для большинства компаний. От работников часто требуется выехать на указанное место для того, чтобы заключить договор или провести переговоры по поводу новой сделки. Однако, не нужно путать командировки с работой разъездного характера. Первое определяется, как временное отсутствие сотрудника компании на постоянном рабочем месте по поручению руководителя. Командировки длятся в определенное время, когда, как работа разъездного характера выполняется на ежедневной основе.

Перейдем теперь непосредственно к этапам организации командировки.

1. Для начала нам необходимо выбрать сотрудников, которые отправятся в командировку. По закону нельзя в нее отправлять беременных женщин, несовершеннолетних, людей с ограниченными возможностями (если для этого существует запрет по медицинским показаниям). По письменному соглашению можно отправлять в командировку женщин с детьми в возрасте до 3 лет, отцов (воспитывающих детей без матери), опекунов несовершеннолетних, сотрудников (у которых есть ребенок с ограниченными возможностями), сотрудников, занятых в уходе за тяжелобольными.
2. Далее профессиональному бухгалтеру нужно получить письменное согласие от выбранного сотрудника (напоминаем, что когда согласие дается на подпись, сотрудника необходимо уведомить, что он имеет право на отказ).
3. Далее издается приказ. Как правило, его одного достаточно, чтобы отправить сотрудника в командировку, поэтому в нем лучше подробнее описать служебное поручение. Если работодатель считает такой формат не себе подходящим, он по-прежнему вправе составлять и оформлять дополнительное служебное задание.
4. Выдаем аванс и, конечно же, фиксируем этот факт в бухгалтерском учете. Напоминаем, что суточные не выдаются тем, кто имеет возможность возвращаться на постоянное место жительства.
5. Фиксируем отъезд работника. Делать это обычно нужно в специально заведенном журнале. В нем фиксируется дата и время отбытия сотрудника в командировку и его возвращение из нее.
6. Фиксируем время в табеле. Как правило, факт состоявшейся командировки определяется по проездным документам. В табеле дни, в которые работник отсутствовал на постоянном рабочем месте, маркируются либо буквой «К», либо кодом «06».
7. Принятие от работника авансового отчета — это заключительный этап в организации командировки.