Сложность в бухгалтерском учете покупки программы для смартфона заключается в том, что никаких документальных доказательств о списании денег с корпоративной карты практически нет. Вся процедура покупки программы выглядит так: сотрудник нажимает на сайте разработчика кнопку «купить», вводит реквизиты, затем деньги списываются, приходит уведомление о покупке программы и все. Профессиональный бухгалтер практически один на один остается с данной проблемой, и его задачей становится собрать максимальное количество доказательств о расходе.

Теоретически можно просить продавцов предоставлять первичку в подписанном виде, однако, законодательство этого не требует, поэтому требовать что-либо мы не вправе.

Как же поступить в данной ситуации?

Составляем бухгалтерскую справку, в которой максимально описываем сложившуюся проблему, прикладываем к ней все имеющиеся доказательства покупки программы: банковскую выписку (она является наиважнейшим документом), копии электронных писем, в которых есть информация о покупке программы, ФИО сотрудника, купившего программу, скриншоты личного документа и т.д. Далее все заверяем и отправляем в Минфин.

Как правило, этого достаточно, чтобы доказать факт расхода.

Однако, существует второй способ: можно попросить сотрудника составить специальный доклад, в котором необходимо указать ФИО сотрудника, дату покупки, продавца, название программы, ее стоимость, а также цель установки программы на смартфон. Далее данный документ передается руководителю — он должен его подписать. После этого прикладываются к отчету все доказательства о покупке программы (они идентичны доказательствам из первого примера, который мы привели чуть выше).

Если выполнить все правила и требования, то проблем с подтверждением покупки программы возникнуть не должно, поскольку Минфин в сегодняшние дни довольно оперативно подстраивается под современные реалии.